Comment monter et financer un projet ? Étape 2/4 : Construire et faire avancer le projet

Publié le 06/07/2020

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Cet article fait partie de la série de quatre articles “Management – Comment monter et financer un projet ?” que nous vous invitons à découvrir sur notre site.

Après avoir abordé dans l’article précédent la première phase “Planifier et concevoir un projet”, nous allons voir comment il faut commencer à en planter le décor et les acteurs.

2. Construire – faire avancer le projet

Après la phase de planification vient celle de construction, où notamment vous réunissez votre équipe. Les estimations de temps deviennent concrètement des plages horaires attribuées à telle ou telle personne. Les estimations de coûts deviennent des budgets. Vous rassemblez vos ressources (humaines). Vous obtenez des engagements et vous les prenez.

Un outil privilégié pour piloter cette phase est le diagramme de Gantt qui permet de visualiser systématiquement sur une frise temporelle les tâches à exécuter et les ressources humaines et / ou logistiques qui y sont affectées.

2.1 Trouver votre équipe

Votre première tâche dans cette phase, en tant que “capitaine du navire” (chef/fe de projet), est d’évaluer les compétences nécessaires pour le projet afin que vous puissiez avoir les bonnes personnes à bord. Cette évaluation découle directement de la structure de découpage du projet (SDP) que vous avez effectuée au cours de la phase de planification et que nous avons évoquée dans le premier article de notre série, dans laquelle vous avez développé votre meilleure estimation des tâches et activités nécessaires. Vous devrez peut-être faire venir des intermédiaires – soit des travailleurs temporaires ou des employés d’autres parties de l’organisation – qui ont certaines compétences dont vous ne disposez pas. N’oubliez pas de prévoir du temps et de l’argent pour la formation afin de combler les lacunes que vous ne pouvez pas combler avec des spécialistes plus coûteux pour votre organisation.

2.2 Planifier les rôles

Si vous avez constitué votre propre équipe, vous avez probablement déjà décidé qui fera quoi. Ou, si vous avez hérité d’une équipe mais avez travaillé avec certains de ses membres auparavant dans votre carrière, vous pouvez toujours effectuer les affectations vous-même. Mais si un nouveau groupe inconnu vous est affecté, répertoriez les personnes de l’équipe, inventoriez les compétences requises et parlez à chaque membre de l’équipe de ses propres compétences avant de faire correspondre les personnes aux tâches. Cette approche amorce le processus de communication et de cohésion d’équipe.

Il s’agit véritablement pour vous, comme dans un film où vous seriez le réalisateur ou la réalisatrice, d’effectuer un “casting” : distribuer les rôles à la personne adéquate pour l’interpréter le mieux possible dans votre projet qui va se dérouler sur une longue durée.

2.3 Créer le planning

La réalité est que la plupart des projets ont des dates de début et de fin fixes, quelles que soient les ressources disponibles. Généralement, vous ne disposerez pas d’une liberté totale en matière de maîtrise du temps.

Pour créer un calendrier réaliste dans le cadre de ces contraintes, travaillez en arrière à partir de toutes les dates limites que vous connaissez, c’est-à-dire les dates qui ne peuvent pas être modifiées, pour voir quand vos livrables doivent être prêts. Par exemple, si un rapport annuel doit être présenté à une assemblée des actionnaires et que vous savez que cela prend deux semaines à l’imprimeur, alors tout le texte final et la copie du rapport doivent être prêts à être envoyés à l’imprimeur deux semaines avant la réunion.

Cette technique du “travailler à l’envers” pour remonter le temps en quelque sorte et déterminer les dates que vous devez impérativement respecter pour exécuter votre projet dont vous connaissez la date de fin s’appelle le “rétroplanning” ou rétroplanification. Vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt pour le concevoir.

2.4 Organiser une réunion de lancement du projet

Dès que vous avez choisi vos acteurs dans votre “film” (votre projet à manager) et défini le calendrier, réunissez tout le monde pour une réunion de lancement. Passez en revue le plan et les objectifs du projet avec le groupe le plus en détail possible et vérifiez avec l’équipe le calendrier proposé. Il faut impérativement bien communiquer sur les dates butoirs.

Assurez-vous de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Encouragez les gens à signaler les domaines où des problèmes peuvent survenir et où des améliorations pourraient être apportées : vous ne pouvez pas tout savoir et tout prévoir, c’est impossible !

En conséquence, prenez toutes les suggestions au sérieux, en particulier dans les domaines où les membres de l’équipe ont plus d’expérience que vous, et ajustez vos estimations et vos activités en conséquence.

2.5 Trouver des financements

Le budget est un outil complexe et indispensable pour tout projet : il définit à la fois la “politique” (ce que vous vous proposez de faire : le QUOI) et les “moyens” (le COMMENT vous allez le faire). Il faut donc apprendre à le construire. Il doit être conçu de façon efficace et agile pour pouvoir être facilement adapté aux réalités du terrain, car c’est un outil de prise de décision.

Construire un budget

La première question à se poser lors de l’élaboration d’un budget est: «Que faudra-t-il pour faire le travail?» Pour déterminer vos coûts, répartissez le projet dans les catégories suivantes : ressources humaines, déplacements, formation, fournitures, espace, recherche, dépenses en capital et frais généraux, etc.

Après avoir entré les chiffres de ces catégories “standard” dans le budget, demandez à une personne de confiance ce que vous avez oublié. Avez-vous négligé l’assurance ? D’éventuels frais de brevet pour un logiciel par exemple ? Des coûts d’assistance juridique ou comptable pour des aspects spécifiques de votre projet ?

Un budget, aussi soigneusement planifié soit-il, est votre meilleure estimation. Attendez-vous à ce que les chiffres réels s’écartent des estimations originales et restez aussi flexible que possible dans les limites de votre temps, de vos exigences de qualité et de l’argent total disponible.

Inventorier les sources de financement possibles

Il est possible que votre organisation n’ait pas, à elle toute seule, les moyens de pourvoir au financement de votre projet complexe. Dans ce cas, il faut prendre de la hauteur et regarder autour de vous : votre ville, votre région, votre pays, voire même une organisation internationale.

En effet, il y a de nombreuses organisations dont le but est de soutenir financièrement des projets tels que le vôtre.

Vous pouvez ainsi utilement consulter l’un de nos modules de formation disponibles sur notre plateforme d’enseignement.

Identifier les donneurs d’ordres

Ces organisations de financement sont avant tout composées de femmes et d’hommes, des “donneurs d’ordre”. Il vous faudra trouver qui décide de quoi afin de ne pas perdre votre énergie à aborder et rencontrer toutes les personnes figurant dans l’organigramme.

Ceci fait, vous transmettrez des documents (PDF, présentation, vidéo…) à cette personne clé, expliquant en quoi votre projet correspond aux objectifs de ce financeur. C’est important de communiquer de façon claire.

Rencontrer et convaincre

Ensuite, il faudra certainement vous rendre sur place pour présenter votre projet car rien ne vaut le contact humain. Différentes techniques de présentation, de comportement et de savoir-vivre seront nécessaires pour atteindre votre objectif : convaincre.

Monter et financer un projet : Étape 3/4

Comment planifier et concevoir son projet

Exécuter son projet

Après avoir abordé dans l’article ci-dessus la deuxième phase “Construire et faire avancer un projet”, nous allons maintenant voir comment mettre en oeuvre son projet.

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