Comment monter et financer un projet ? Étape 1/4 : Planifier et concevoir son projet

Mis à jour le 06/07/2020 | Publié le 31/05/2020

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“Gouverner, c’est Prévoir”.
Mais concrètement, lorsqu’on se lance dans un projet qui va mobiliser de nombreuses ressources financières, matérielles et humaines comme construire une maison, développer une entreprise… il ne suffit pas de “prévoir”. Il faut bien plus…

Quoi, plus précisément ?

En effet, si on peut avoir une vision claire du résultat final : une belle villa au bord de la plage, des dizaines de clients dans tous les pays, le parcours pour y arriver et les moyens sont loin d’être clairs…
Du moins au début de l’aventure…

De nombreux théoriciens et spécialistes ont élaboré des processus et des outils permettant de concevoir, d’exécuter et de contrôler les phases d’un projet complexe.

Ces différentes méthodes ont petit à petit donné naissance au “management de projet”. C’est en quelque sorte l’art d’organiser les choses et les gens pour obtenir des résultats en un laps de temps donné.

Présentation de la problématique

Que vous soyez en charge de la construction d’une maison, d’une auberge, du développement d’un site Internet, de la conception d’une voiture, du déplacement d’un département de votre organisation vers un nouveau site, de la mise à jour d’un système d’information, d’organiser un voyage ou de tout autre projet (grand ou petit), vous passerez par les quatre mêmes phases de gestion de projet: planification, construction, action et finalisation. Même si ces quatre phases ont des étapes et qualités distinctes que nous aborderons dans une série de quatre articles, elles se combinent et ne peuvent fonctionner les unes sans les autres.

Par exemple, vous commencerez généralement à planifier avec un budget approximatif et une date d’achèvement estimée. Dès lors que vous vous trouverez dans les étapes de construction et d’action, vous allez définir et commencer à exécuter les détails du plan du projet. Cela vous donnera de nouvelles informations, concrètes et fiables. Elles seront forcément plus ou moins en accord avec votre prévision initiale. En conséquence, votre budget et votre date de fin de projet devront être actualisés en fonction de votre meilleure compréhension de la situation dans son ensemble. Cette phase de “mesure / ajustement” est absolument nécessaire : elle permet de corriger et d’améliorer le projet dans son ensemble et vous aidera à travailler encore mieux la prochaine fois !

Sur notre plateforme d’enseignement, vous pouvez suivre une formation sur le montage et le financement d’un projet pour pouvoir en acquérir les bases fondamentales.

Explorons maintenant dans ce premier article de la série la phase initiale : la planification du projet.

1. Planifier – concevoir un projet

Lorsque l’on songe à la planification de projets, on a tendance à passer immédiatement à la planification, mais ne pensez même pas que vous aurez réussi complètement à planifier AVANT de passer à la construction du projet ! La planification consiste concrètement  à définir les principes fondamentaux :

  • quel problème doit être résolu,
  • qui sera impliqué et
  • …ce qui sera fait.

1.1 Déterminer le vrai problème à résoudre

Avant de commencer, prenez le temps d’identifier le problème concret que le projet est censé résoudre. Ce n’est pas toujours évident. Imaginons que votre entreprise vous ait demandé, en tant que responsable informatique, de développer une nouvelle base de données et un nouveau système de saisie. Pour augmenter les chances de réussite du projet, vous devez regarder au-delà des symptômes que vous avez observés dans votre travail quotidien. En effet, il faut prendre de la hauteur et envisager la problématique du point de vue de toutes les personnes impliquées. Dans cet exemple, avant de concevoir la base de données, vous devez vous demander quel type de données est requis, ce qui en sera fait, la rapidité avec laquelle un correctif est nécessaire, etc. Si vous ne le faites pas, vous courrez le risque de perdre du temps et de l’argent en créant une solution trop simpliste, trop compliquée ou trop tardive – ou qui ne fait pas ce que les utilisateurs finaux ont réellement besoin.

1.2 Identifier les “parties prenantes”

Le vrai problème deviendra encore plus clair une fois que vous comprendrez qui sont toutes vos parties prenantes, c’est-à-dire quelles fonctions ou personnes pourraient être affectées par les activités ou les résultats du projet, qui contribuera aux ressources (personnes, espace, temps, ressources, logiciels et budget) et qui utilisera et bénéficiera des résultats du projet. Il vous faudra appliquer une “vision à 360 degrés” pour faire le tour du problème et constater qui s’y trouve impliqué directement et indirectement. Si les parties prenantes changent en cours d’exécution du projet, soyez prêt non seulement à répondre aux nouveaux acteurs mais aussi à inclure tous les autres dans toute décision de réorienter le projet.

1.3 Définir les objectifs du projet

L’une de vos tâches de planification les plus difficiles consiste à fusionner les différentes attentes des parties prenantes en un ensemble d’objectifs cohérents et gérables. Le succès du projet sera mesuré par la façon dont vous atteignez ces objectifs. Plus vous les identifiez dès le départ, moins vous serez confronté plus tard à des désaccords quant à savoir si vous avez répondu ou non aux attentes des parties prenantes.

Cependant, dans la phase de planification, beaucoup de choses sont encore en évolution. Vous actualiserez donc vos objectifs plus tard, au fur et à mesure que vous collecterez des informations sur ce que vous devez accomplir, y compris dans la phase de “construction” et “d’action”.

Vous pouvez suivre via notre formation en ligne un module spécifique concernant la définition de votre projet.

1.4 Établir la durée, les ressources et les tâches principales

De nombreux projets échouent soit parce que les chefs de projet ont sous-estimé fortement le temps et l’argent nécessaires ou parce qu’une partie importante du travail impliqué a été négligée. Un outil qui peut vous aider à éviter ces problèmes est la SDP, ou structure de découpage du projet (en anglais WBS pour Work Breakdown Structure), qui aide à déterminer la portée et les tâches et à élaborer des estimations.

Le concept sous-jacent est de subdiviser les activités complexes en leurs unités les plus faciles à gérer. Pour créer une SDP, il faut :

  • rencontrer toutes les parties prenantes au projet
  • inventorier leurs tâches dans le temps et dans l’espace
  • les subdiviser en “unités utiles” facilement exécutables
  • ordonner toutes ces tâches en un ensemble organisé et cohérent

1.5 Se préparer à ajuster

Le temps, le coût et la qualité dans un projet sont les trois variables liées qui dictent généralement ce que vous pouvez réaliser. Modifiez l’une de ces variables et vous changerez alors votre résultat. Bien entendu, de telles modifications se produisent souvent au milieu d’un projet. Si votre délai de développement d’un nouveau système de gestion de base de données est soudainement réduit de moitié, par exemple, vous devrez soit employer deux fois plus de personnes, soit vous contenter d’un système de management du projet qui ne sera pas aussi fiable que prévu initialement.

Savoir dès le départ quelle variable est la plus importante pour chaque partie prenante vous aidera à faire les bons changements en cours de route. Il est de votre responsabilité de tenir chacune d’entre elles informée de toute modification et de lui dire quelles seront les conséquences en termes de temps, de coût et de qualité.

Monter et financer un projet : Étape 2/4

Comment Construire et faire avancer son projet

Construire et faire avancer son projet

Après avoir abordé dans l’article ci-dessus la première phase “Planifier et concevoir un projet”, nous allons maintenant voir comment planter efficacement le décor.

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